Règles de fonctionnement en lien avec l’allocation de Santé publique

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  1. Règles de la Table
  2. Règles en lien avec l’allocation de Santé publique (ci-dessous)
  3. Lettres d’appuis

Cette section vient préciser le mode de fonctionnement en lien avec la gestion de l’allocation de Santé Publique octroyée à la Table Jeunesse Saint-Hubert. Il complète le document déjà existant sur les règles de fonctionnement de la concertation qui s’applique aussi dans ce contexte.

1. Période de déploiement

  • La période de déploiement des projets est la période scolaire, soit du 1 septembre au 31 août ce qui détermine l’échéancier que la Table Jeunesse doit se donner.
  • Le dépôt des formulaires de présentation de projet et de la grille synthèse doit parvenir à la DSP au plus tard le 30 mai de chaque année.
  • Les suivis budgétaires sont attendus pour le 31 octobre de chaque année.

2. Rôle de la Table jeunesse Saint-Hubert

  • Se doter de règles, de procédures et d’outils pour soutenir les étapes de mobilisation, de concertation, de planification collective et de suivi en lien avec les projets financés.
  • Analyser les besoins des jeunes de Saint-Hubert et de leurs parents afin d’identifier ceux qui sont prioritaires ainsi que les solutions les mieux adaptées.
  • Identifier collectivement les projets pour lesquels il y aura du financement de la DSP.
  • Nommer les organismes fiduciaires ou promoteurs pour chacun des projets.
  • Veiller à ce que les actions qui se déroulent soient conformes à ce qui fut défini collectivement.
  • Soutenir les organismes promoteurs en cas de besoin et collaborer à la recherche de solutions en cas de problèmes.
  • Procéder au bilan et à l’évaluation des projets afin de s’assurer qu’ils respectent les objectifs et les attentes fixées.
  • Déterminer la répartition et veiller à la saine utilisation de l’enveloppe budgétaire octroyée à la Table par la DSP.

3. Rôle des organismes promoteurs ou fiduciaires

  • Participer à la Table Jeunesse Saint-Hubert.
  • Contribuer à l’analyse des besoins au sein de la communauté et participent au processus de priorisation.
  • Rédiger les documents requis au processus (formulaire de présentation de projet, bilans, suivi budgétaire,..) et les transmettent à l’organisatrice communautaire dans les délais prescrits.
  • Mettre en action des projets en fonction des décisions collectives.
  • Utiliser la subvention en conformité avec ce qui a été convenu.
  • Transmettre l’information nécessaire aux partenaires de la Table sur l’avancement des projets (incluant les problèmes rencontrés s’il y a lieu).
  • Le fiduciaire du budget de la Table (achat de services) rédige les documents nécessaires aux fins de suivi budgétaire. S’assure de gérer le budget en conformité avec les décisions collectives et d’en faire un suivi auprès des partenaires lors de rencontres de concertation.

4. Rôle de l’organisation communautaire 

  • Favoriser la concertation et la mobilisation des acteurs locaux autour des enjeux.
  • Soutenir le processus de concertation pour permettre l’identification des besoins de la communauté.
  • Accompagner la Table dans le processus lié à l’allocation de Santé publique.
  • S’assure que les informations transmises à la DSP soient conformes aux décisions collectives (formulaires, répartition de l’allocation, etc…)
  • Transmettre à la DSP les documents requis (grille synthèse, formulaires, suivis budgétaires,…) dans les délais prescrits.

5. Fonctionnement « Achat de service »/Fiducie

  • Un organisme est nommé par la Table pour agir à titre de fiduciaire.
  • Les dépenses engagées sont celles qui auront été entendues collectivement.
  • Un montant correspondant à 5 % du montant à gérer est remis à l’organisme fiduciaire à titre compensatoire.
  • Les dépenses admises :
    • Activités évaluatives et analyse des besoins
    • Développement d’outils communs
    • Financement d’un nouveau projet en cours d’année
    • Formation
    • Indexation des budgets de tous les projets
    • Rehaussement d’un projet en cours
    • Soutien à la réalisation des rencontres de la Table
  • Le résiduel ne peut être reporté à l’année suivante.

6. Processus décisionnel 

  • La répartition du budget de l’allocation de Santé publique doit faire l’objet d’une décision collective annuellement.
  • À moins d’avis contraire, recourir au vote secret afin que les partenaires se sentent plus à l’aise d’exprimer leur voie.
  • Les décisions, pour chaque projet, se prennent par vote majoritaire.
  • Un organisme n’a droit qu’à un seul vote.
    • Par contre, un autre droit de vote pourrait être accordé quand un établissement a une autre mission très distincte (ex. :  à la Ville de Longueuil vs le Réseau des bibliothèques).
  • Il est possible pour les partenaires de la Table de demander un temps de discussion sans la présence du promoteur des projets financés.

7. Suivis/Bilans des projets :  

  • Un calendrier/échéancier de la gestion des projets financés par l’allocation de la DSP est inclus dans la planification des rencontres de la Table.
  • La Table jeunesse Saint-Hubert a la responsabilité de se doter d’outils locaux lui permettant de gérer les projets financés.
  • Une grille bilan est adoptée et utilisée par les organismes promoteurs.
  • Un bilan écrit de chacun des projets financés est acheminé par courriel aux partenaires de la Table au moins une semaine avant la rencontre où les bilans seront présentés oralement et où les décisions concernant la répartition du budget se feront.

8. Le financement d’un nouveau projet 

  • Il est possible de collectivement choisir de financer un nouveau projet.
  • Seuls les organismes communautaires reconnus officiellement par l’Agence de la santé et des services sociaux de la Montérégie (incluant les organismes familles) peuvent déposer un projet.
  • Les allocations ne constituent pas un financement de base d’un organisme mais sont dédiés à un projet spécifique.
  • Le Projet déposé s’inscrit dans le champ de la santé publique et découle d’un processus de planification concerté.
  • Est en lien avec les déterminants sociaux de la santé.
  • Le projet proposé doit respecter l’un des critères suivants (liste non-exhaustive) :
    • Projet en lien avec la Promotion la santé et du bien-être ou la prévention des problèmes de santé évitables auprès des jeunes de 5 à 18 ans et de leurs parents.
    • Mobilisation des communautés à l’échelle locale (animation, réseautage, diffusion de l’information, développement local).
    • Démarche de diagnostic, d’analyse et de besoins, d’inventaire des ressources en vue de développer des solutions appropriées à la communauté.
    • Activité évaluative en vue d’apporter des ajustements nécessaires à un projet et de mieux outiller les acteurs concernés sur les façons de faire.
    • Activités de formation et de développement d’outils communs en lien avec des déterminants sociaux de la santé ou des stratégies d’intervention.
  • Est non admissible :
    • Projet ayant des effets préjudiciables.
    • Projet visant à financer un service curatif ou de réhabilitation.
    • Projet qui dédouble une intervention déjà existante dans la communauté.

Il est à noter que le ce présent document est assujetti aux règles fixées par la DSP par le biais d’un « Devis d’allocation » révisé annuellement. Il est entendu que nos règles de fonctionnement seront réajustées et en concordance avec celles de la DSP dans le cas où un changement surviendrait.

Règles de la table
Lettres d’appuis

 


 

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